”Virksomheder flytter for at spare husleje” stod der med store typer som overskrift i en avisartikel. Men som mange FM’ere ved, er omkostningerne til en arbejdsplads ikke kun husleje, der er også en række andre udgifter. Desuden koster det penge at flytte til både indretning af det nye lejemål og istandsættelse af det fraflyttede.

Men hvad koster en kontorarbejdsplads egentlig, og hvor stor betydning har huslejen for den samlede omkostning til en kontor arbejdsplads ?

Husleje er ikke alt
I et basislejemål med kun få FM services er der - udover selve huslejen - udgifter til skatter så som dækningsafgifter samt udgifter til drift, vand, varme og el. Desuden er der udgifter til rengøring, alarm og forsikring.

Ofte er der dog også en række yderligere udgifter, f.eks. receptionsfunktion, internet/telefoni, evt. kantineordning, anskaffelse af møbler, printer, planter og ikke at forglemme kaffeautomaten. Man skal også huske at medtage udgifter til evt. IT-kabling ved start af lejemålet, samt reetablering/ istandsættelse af lejemålet ved fraflytning. Endvidere er der også kapitalomkostninger til 6 måneders depositum.

Konkrete lejemålsberegninger
Gennem indsamling af 25-30 prospekter fra tilfældige lejemål fordelt over Storkøbenhavn med lejemål i forskellige prisklasser og forskellige størrelser (med gennemsnit på 20 m² pr. arbejdsplads), har jeg foretaget en beregning af de samlede lejemålsudgifter, dvs. indflytningsomkostninger, løbende driftsudgifter og fraflytningsomkostninger.

Gennemgangen og beregningerne viser at:

• En arbejdsplads i gennemsnit koster ca. 6.000 kr. pr. måned for kontorer med 5 til 20 personer.

• En arbejdsplads i gennemsnit koster ca. 5.000 kr. pr. måned for kontorer med 30 til 50 personer.

• Huslejen udgør, når alle udgifter medregnes, i gennemsnit ca. 40% af de samlede omkostninger til lejemålet.

• Det koster kun 10-25% ekstra at leje de dyreste lejemål i forhold til de billigste lejemål.

Der er naturligvis forskel på hvor mange udgifter den enkelte medtager i sit eget lejemål. Nogle har f.eks. brug for en reception, mens andre har alle kontormøbler i forvejen. Beregningsmodellen for de totale udgifter til en kontorarbejdsplads har jeg lagt på nettet, så du selv kan beregne omkostningerne til jeres kontor arbejdspladser og anvende det ved sammenligning med eventuelle alternativer:

’Lejemålsberegneren’ kan du finde her: fm3.dk/beregnleje

Den allervigtigste faktor for huslejen er (ikke overraskende) beliggenhed, fordi beliggenhed giver prestige og tilhørsforhold, samt understøtter organisationens identitet. I alle byer er der eksklusive områder. Huslejen i disse områder er højere, fordi der er en større efterspørgsel netop for at kunne signalere eksklusivitet og prestige. Den næst-vigtigste faktor er lejemålets stand og indretning. Huslejen for lejemål, der er dårligt vedligeholdt er noget lavere end tilsvarende lejemål i området. Dette gælder uanset om området i øvrigt betragtes som eksklusivt.

Eget lejemål eller alternativer?
I alle de undersøgte lejemål har jeg forudsat, at man som virksomhed selv sørger for det hele med kontormøbler, kaffemaskiner, aftale med rengøringsfirma mv.

Hvis man vil reducere den tid man selv anvender på at stå for alt dette, kan man, især som mindre virksomhed, overveje et kontorhotel. Kontorhoteller har ligesom almindelige hoteller forskellige serviceniveauer, rangerende fra et bart lokale til den fulde servicepakke. Kontorhotellerne vil ofte være konkurrencedygtige på den samlede omkostning til arbejdspladsen, da man på kontorhotellerne både har sit eget kontorareal og glæde af stordriftsfordelene ved, at flere lejere er samlet i et kompleks. Derudover sparer man en del tid på ikke selv at skulle stå for alt det praktiske.

Space management er mindst ligeså vigtigt som huslejen
Via gennemgang af de forskellige lejemål som indgik i sammenligningen, kunne det konstateres, at der var meget stor forskel på hvor mange m² af lejemålet, der faktisk kunne anvendes til det primære formål, nemlig kontorarbejdspladser, og hvor mange m² der blev brugt til snørklede gange, trapper og andre sekundære arealer.

I nogle tilfælde var det under halvdelen af de lejede m² der faktisk kunne anvendes til kontorarbejdspladser. Enkelte lejemål blev endda fravalgt i undersøgelsen pga. uforholdsmæssigt store spildarealer. Der var en tendens til, at lejemål i de ældre bygninger, typisk placeret i den centrale del af København, var de mindst effektive med hensyn til udnyttelsen af pladsen til kontorarbejdspladser.

Da mange af omkostninger til en kontorarbejdsplads knytter sig til areal, er anvendelse af arealerne og optimering af arealanvendelse (Space Management) den mest effektive måde at effektuere besparelser både på kort og lang sigt, fordi der med færre arealer spares etablering, drift og husleje.

Står man overfor et nyt lejemål er det værd at investere lidt ekstra tid på overvejelser om anvendelse, indretning og fleksibilitet som en del af beslutningsprocessen. Ikke mindst da nye lejemål ofte har en bindingsperiode på minimum 5 år, hvor virksomheden formentlig har ændret behov flere gange.

Arbejdspladsareal på mindst 65 % af det samlede lejemål
Set i et Space Management perspektiv er de bedste lejemål dem, hvor nettoarealet til den primære funktion (arbejdspladser) udgør så stor en del af det samlede areal som muligt. For de mest arealeffektive lejemål i undersøgelsen var andelen af primære areal til arbejdspladser på 60 % eller derovre. Enkelte lejemål kom endda over 70 %.

Har man derfor mulighed for, gennem Space Management i eksisterende lejemål at omdanne sekundære arealer til primære kontorpladsarealer og få andelen op på mindst 65 %, har man optimeret de samlede kontor omkostningerne ganske væsentligt.

Produktivitet vigtigere end Space Management
Selvom vi kan optimere (læs: nedbringe) de samlede udgifter til lejemålet risikere vi at ramme produktiviteten. I 1998 præsenterede det engelske ’Royal Academy of Engineering’ en ratio på 1:5:200 mellem Anlægsudgifter : Drift : Lønomkostninger

Ratioen betyder, at for hver gang der investeres kr. 100,- til opførelse af et hus, vil drift og vedligehold i husets levetid koste kr. 500,-. Serviceudgifter og lønomkostninger til brugerne af huset vil derimod være hele kr. 20.000,-. Kan virksomhederne således forbedre produktiviteten for brugerne er det hele 40 gange mere værd end optimering af driften.

Der er præcis her, at Facilities Management bidrager med sin viden og erfaringer i indretning af arbejdspladserne, samt organisering af services så som reception, kantine, mødefaciliteter, office-supply og sikkerhed. Gennem dette arbejde sørger FM for, at organisationens mål nås, at der skabes højere produktivitet, samt at der frigives mere tid til det væsentlige. Alt sammen noget som højner medarbejdertrivslen.

Fokus på produktivitet fremfor husleje
Ofte sammenligner vi bygninger og lejemål ved at bedømme husleje pr. kvadratmeter. Ovenstående undersøgelse viser, at huslejen ikke i sig selv nødvendigvis er afgørende. Med viden om en ratio på 1:5:200 bør vi i endnu højere grad forholde os til værdiskabelsen, hvor man udvikler den produktivitet, som kontorarbejdspladserne skaber for brugerne.

I valg og udnyttelse af et lejemål, bør skabelse af den optimale arbejdsplads derfor have højeste prioritet. For ødelægges produktiviteten kan en billigere kontor arbejdsplads for alvor komme til at koste dyrt i tabt arbejdstid og utilfredse kollegaer.