 |
Når vikarkontoen bliver brugt til at dække faste stillinger frem for i spidsbelastnings situationer, er der mulighed for optimering gennem fast og velovervejet out-sourcing.
Hvor mange vikartimer bruger I om året ? Og bruger I vikarer i spids-belastningssituationer eller som langvarigt medarbejdersupplement ?
2/3 del dækket af vikarer
fm3.dk arbejdede med en større afdækning af processerne i en kantine. Her blev de enkelte aktiviteter gennemgået for optimerings muligheder. En af aktiviteterne var opvask, hvor det efter en nærmere analyse viste sig, at næsten 2/3 af timerne blev leveret af vikarer. Vikarerne var der typisk i korte perioder - nogle gange kun i et par dage.
Tung ledelsesopgave
Der blev derfor brugt en del ledelsestid på at få skaffet vikarer. Ledere og medarbejder brugte også en del tid på introduktion og oplæring af vikarer. Med den store udskiftning af vikarer var dette ganske omfattende tidsspilde. Herudover var vikarkontoen hårdt belastet. En vikar koster typisk det dobbelte af en fast medarbejder.
Rekruttering af en fast medarbejder var ikke lykkedes tidligere. Det blev ofte en mellemstation for studerende, der i et semester eller to skulle tjene til studierne.
Løsning: fast out-sourcing
For både at reducere det interne tidsforbrug til den stadige oplæring af nye vikarer og for at reducere vikarkontoen blev opvaske aktiviteten out-sourcet. I dette tilfælde blev valgt, at rengøringsfirmaet også skulle stå for opvasken. Herved kunne der internt i rengøringsteamet ske rokade, så der var flere der kunne håndtere opvasken og så der var mere afveksling i rengøringsfunktionerne.
Halvering af udgifter og bedre kvalitet
De samlede udgifter til opvask blev mere end halveret ved overflytning fra vikarkontoen til en fast out-sourcing aftale. Oplæringstiden forsvandt fra ledere og medarbejdere. Kvaliteten steg - både som følge af en god beskrivelse af aktiviteten og som følge af en relativt fast hold af opvaskere.