fm3.dk
     
På jagt i out-sourcing junglen

Mange virksomheder køber for dyrt ind når de out-sourcer.
Der findes en række modeller, som kan anvendes, når service- leverandøren skal afregnes, men fælles for dem alle er, at de er uigennemskuelige – hvis ikke man gør sit hjemmearbejde ordentligt. 


Hvorfor out-source? De fleste argumenter man møder, handler om økonomi. For nogle handler det også om at forbedre kvaliteten, og andre taler om fokus på kernekompetencerne. Muligheden for at have servicen som variable omkostninger således der kan ske hurtig tilpasning i både op- og nedadgående retning, tæller også med.

Hvorfor lade leverandøren sammensætte servicepakken ?

Når nu økonomien er så vigtigt et argument, kan det godt undre, at så mange ikke på forhånd gør sig klart, hvad det er, man reelt har brug for. Rigtig mange virksomheder lader det være op til service- leverandøren at sammensætte et tilbud med de standardydelser, som leverandøren mener opfylder behovet. Man kan til tider have sin tvivl om, hvorvidt det i alle tilfælde resulterer i en objektiv analyse og et retvisende tilbud. 

Når man vil udbyde sin out-sourcing aftale i konkurrence, skal man især være opmærksom på, hvad basisydelsen skal består af, og i hvor høj grad det vil betyde, at man efterfølgende skal tilkøbe ekstra- ydelser, for at få den serviceleverance man egentlig havde forventet fra starten. Det er ofte tillægsopgaverne, der giver facilities service leverandørerne muligheden for at tjene ekstra gode penge – for eksempel ekstra rengøring, snerydning eller forplejning til firma- arrangementer.

Forberedelse er en rigtig god investering
Hvis virksomheden på forhånd har gennemgået sit behov og ønsker til den opgave, der skal out-sources evt. med bistand fra en driftsherre- rådgiver, kan der spares både penge og diskussioner, om hvorvidt en ydelse er med i kontrakten eller ej, og om kvaliteten er som aftalt.

Det kræver, at virksomheden udnævner en ankerperson, der både før opgaven udbydes og efterfølgende har det store overblik og ansvar. En person, der også kan se, om forudsætningerne for opgaven forandrer sig hen over kontraktperioden, så der er basis for en genforhandling – hvilket der altid bør være mindst en gang om året.

Forskellige behov - forskellige modeller
Der er flere måder, at styre økonomien på. Aftaler med enten ’totalpris’, ’open book’ eller ’cost plus’ er de mest almindelige.

Men uanset den aftalte økonomi-model forudsætter det, at virk- somheden har gjort sine behov meget klart. Hvad omfatter ”snerydning” for eksempel – hvor meget sne skal der falde, hvilke områder er omfattet, i hvilken periode af døgnet skal området være ryddet, skal der fejes eller saltes, skal store snemængder køres væk, skal måtteservice udvides, når sneen falder – og så videre.

Det er også spørgsmål, der er meget vigtige at gøre sig klar, hvis snerydning udføres efter regning – til hvilken timepris, med- eller uden tilkaldegebyr?

Der er også mulighed for at lave rammebeløb for ekstraydelser – men med hvilken dokumentation?

Og apropos dokumentation: nogle virksomheder vælger out-sourcing efter ’open book’ modellen, det vil sige afregning efter dokumenteret tidsforbrug og indkøb med kopier af fakturaer som grundlag. Dertil kommer et fast aftalt månedligt service management gebyr. Men ’open book’ modellen bygger ofte på listepriser, mens serviceleverandøren opnår stordriftsrabatter, som ikke nødvendigvis figurerer på fakturaerne.

Ekspertbistand giver ekstra økonomisk gevinst
Uanset hvilken model man vælger, er out-sourcing ugennemskuelig, hvis ikke man gør sit hjemmearbejde grundigt, eller benytter sig af den ekspertise, som driftsherrerådgiverne har opnået på området.

I begge tilfælde er det en investering, som tjener sig hurtigt hjem, og out-sourcing bliver den økonomiske gevinst, man har forestillet sig.

 

Paa jagt i out-sourcing junglen